チーム内の教え合いで、 業務スキルを高める「改善大臣制度」

Step1:業務プロセスでの課題を抽出し、「改善大臣」に課す

まずは、マネージャーが主体となり業務プロセスでの課題を抽出。その課題の改善案の作成をする「改善大臣」に、特定のメンバー1人を任命します。

Point1:任命するメンバーは、そのフローで一番成績(スキル)が低い人に

改善大臣には、改善するフローで一番成績(スキル)が低い人を任命しましょう。なぜなら、できないことが多いからこそ、課題も多く抱えており、最も改善に対しての意識も高いからです。

Step2:タスクを課された人は、周囲を巻き込み改善案を提出する

改善大臣に任命された人は、周囲の人に改善のポイントを積極的に聞き、改善案を作成していきましょう。「みんなで取り組みましょう」といった声掛けから、メールでのなど改善大臣が主体者となり、全面的な責任を持って進めていきます。

Point1:特にスキルの高い人へのヒヤリングを重視しましょう

そのフローにおいて好成績を収めている人、高いスキルを持っている人へのヒヤリングを重視しましょう。いいノウハウを得られるだけでなく、質問された側も「やり方を変えた方がチーム全体のメリットになるかも」と新たな視点を得るきっかけにもなります。

Point2:マネージャーは大臣が動きやすいようにフォローに徹する

マネージャーは一歩引いた立ち位置で、大臣が主体的に動けるように声掛けをしたり、他メンバーに大臣への協力をお願いするなど、メンバー同士の教え合いが活性化することに専念しましょう。くれぐれも、マネージャー自身が考える改善案を押し付けたり、誘導するような行動は取らないように。

Step3:改善大臣が改善案をチーム全員に発表

改善大臣が作成した改善案を、チーム全員に発表します。マネージャーだけでなく、必ずチーム全員が集まる機会に発表してもらうようにしましょう。資料づくりに時間をかけてしまうと、負担が増えてしまうので、箇条書きレベルでもよし、など予め資料の体裁イメージを共有しておくといいでしょう。

Point1:改善案提出までの期限設定は短めに

改善大臣を任命する際に、必ず改善案の提出期限も設定しましょう。内容に応じて期限は変わりますが1~3日程度で終わる程度の課題解決であれば、メンバーの負担にもならず、またプロジェクトが自然消滅するリスクも減ります。

Step4:改善案に対しての意見をメンバーそれぞれが発表する

改善案に対して、メンバーそれぞれの意見を発表してもらいましょう。改善案そのものに対しての意見はもちろん、作成の間での気付き、改善大臣の動き方などへのフィードバックもあるとよいでしょう。

Point1:改善大臣個人への攻撃にならないようにファシリテートしましょう

改善大臣の発表に対して、必ずしも賛成意見ばかりが出てくるとは限りません。その場合、マネージャーがフォローをし、改善大臣個人への攻撃に議論が終始しないようにしましょう。あくまで「チーム全体」としての改善案の結果であり、チームとして、この改善案をよりよくしていくためには何をしていけばいいのか、という視点で議論が進むようにしましょう。

Step5:改善案を実際に業務プロセスに組み込む

チーム全員で納得のいく改善案が作成されたら、実際に業務プロセスに組み込みましょう。このステップに関しては、プロセスのダブルスタンダードを防ぐために、マネージャーが1人で行うとよいでしょう。

Point1:定期的に繰り返し、チーム全体のスキルを底上げしましょう

このアクションは、一回きりではなく、定期的に繰り返し行うことでより高い効果を得られるでしょう。チーム全体のスキルの底上げはもちろん、教え合う文化の醸成にも大きな効果を与えるはずです。

明日からの行動に繋げるQUESTION

下記の問いを見て、回答を考えましょう。

Q.今あなたのチームが抱えている負荷の高い業務は何ですか?

Q. 誰が一番課題意識が強いですか?

Q.いつ改善大臣に任命しますか?

→回答を考えたら、STEP1へGO!

Adviser

レバレジーズメディカルケア株式会社

ケアキャリア事業部 部長 井本敬三氏

このACTIONは、レバレジーズキャリアの井本敬三さんの取り組みをベースにして作成しました。