【1on1】事前にお互いのアジェンダを共有した上で進める

・1on1で何を話せばいいかわからない
・1on1で伝えそびれ、聞きそびれを回避したい

LECTURER

トレンドマイクロ株式会社 エンタープライズSE本部 
サーバーセキュリティチーム 鈴木真史氏

実施ポイント

私は月に1回、1時間程度、メンバー全員との1on1を定期的に行っています。目的は双方向のコミュニケーション。ですので、毎回、事前にお互いがどういう話をするか、共有した上で1on1をスタートさせています。

事前に双方のアジェンダを共有する

何もアジェンダがない状態だと、向こう側に「何か話さなきゃいけない」というプレッシャーを与える場合があります。だから、こちらからもアジェンダを共有して「マネージャーからはこういう話をするよ」と明示することで心理的障壁を下げるように意識しています。

私が意識して話していることは、だいたい下記の5項目です。

1.メンバー個人が立てた年間目標の進捗確認

2.アサイン業務の遂行状況確認(社内外のコミュニケーション状況も含む)

3.キャリアプランについて(1クオーターに1回程度)

4.メンバーに対する期待の共有(1クオーターに1回程度)

5.当社の評価軸についての説明(1クオーターに1回程度)

1の年間目標は、定期的に話をしないと本人もついついおろそかにしてしまいがちなので、意識的に会話に盛り込むようにしています。期末が近づいて「あ、年間目標のことを忘れてた」ということにならないように、私からリマインドの意味も込めて進捗の確認をしているのです。案件や個別施策の進捗は1on1以外でも話をする機会は多いですが、年間目標は業務に直結しない内容も含まれていることもあるので、こう言ったオフィシャルな場で会話をすることで、常に意識してもらうようにしています。

3〜5に関しては、毎回だとしつこいのですが、1クオーターに1回程度は抑えておいた方がいいと考えている内容です。

メンバーから私には主に

1.業務上の課題の相談

2.自分の中でもまとまっていないふわっとした不安や悩みの共有

3.その他MGRに質問

といったことを事前に伝えてもらって話をしています。特に、2については漠然とした内容でも構わないので、何かモヤモヤしていることがあったら話してもらうようにしています。こうしたモヤモヤは退職リスクにも直結する場合もありますから、考えがまとまっていないとしても話してもらうことが大事です。

メンバーの話したいことを事前に知ることで、1時間の中でタイムマネジメントもしやすく、「話したかったけど話せなかった」という事態を避けることができています。1時間という時間は長いようで短いです。ついつい特定の話題で盛り上がって終わってしまった、ということにならないように時間配分はかなり意識しています。

いきなり本題には入らない

事前にアジェンダを共有しますが、いきなり本題に入るとうまく話し合いが進まないことも多いので、なるべく雑談から入るようにしています。その雑談の内容は直近でメンバーに起きたホットな話題。それは仕事でもプライベートでもいいです。それをするだけで、話しやすさが変わってきます。

議事録は毎回必ず取る

議事録は毎回取り、メンバーと共有するようにしています。次の1on1の際に振り返りにも使えますし、進捗のエビデンスにもなるので、欠かさず取るようにしています。

ABOUT COMPANY企業情報

トレンドマイクロ株式会社

主な事業:コンピュータ及びインターネット用セキュリティ関連製品・サービスの開発・販売
設立年月日:1989年10月24日
従業員数:5,970名

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